Papirflytting på subsea-prosjekter har vokst til å bli en kjempeproblem. Resultatene fra et to-årig DNV GL-ledet prosjekt er nedslående for en næring som snakker pene ord om effektivisering. For mye papir – for mange timer Opp mot 80 prosent av dokumentasjonen på et spesifikt, men ikke navngitt, subsea-prosjekt kan kuttes. I tillegg ligger et potensiale til å kutte 42 prosent av timeforbruket til prosjektering knyttet til dokumentene i et annet prosjekt. Det viser tilbakemeldingene i et bredt subsea-prosjekt med mål om å kunne redusere papirbunkene.FaktaSelskapene som har deltatt i prosjektet Aker Solutions, Brightport Centrica Energi DEA Norge Det norske oljeselskap DNV GL ENI Norge GCE Subsea FMC Technologies GDF SUEZ E&P Norge Kongsberg Oil & Gas Technologies Lundin Norway Oceaneering OneSubsea Statoil Subsea 7 Subsea Valley SUNCOR Energy Norge – Disse tallene kommer fra ett av selskapene som er ganske så dynamtiske, så når de avdekker disse tallene vil nok de store og etablerte selskapene har et større potensiale enn det vi ser her. Det sier Bjørn Søgård – leder for subsea i DNV GL til Offshore.no. Han støttes av prosjektleder Bente Helén Leinum. – Dette er enkeltprosjekter og det er lett å være etterpåklok. Men det ligger uansett store besparelser dersom man hadde fulgt nye retningslinjer, sier Project Manager Bente Helèn Leinum. Ivrer for kutt og gjenbruk Prosjektet, som ble satt i gang av bransjen selv, har som mål å stanse eksplosjonen av dokumenter i subsea-prosjekter og finne standardløsninger som gjør dette mulig. Med på prosjektet er en rekke sentrale oljeselskaper og serviceselskaper innen subsea. Prosjektet har ført til at det er utarbeidet nye retningslinjer, en såkalt Recommended Practice (RP) – Technical documentation for subsea projects. Den skal redusere dokumentasjonen på subsea-prosjekter og gjøre det mulig å gjenbruke dokumentasjon fra tidligere prosjekter. 25 personer jobbet med dokumentene Ifølge en av deltakerne har dokumentasjon økt med firegangen fra 2012 til 2015. Tidligere kunne et selskap levere omtrent 10.000 dokumenter, som ble gjennomgått tre ganger. I dag blir det skapt 40.000 dokumenter – disse gjennomgås like mange ganger. 120.000 transaksjoner på ett prosjekt. Som om ikke det var nok; tiden en gjennomgang tar er doblet. Et stort prosjekt kan kreve at 25 personer jobber med dokumentkontroll. – Dette er jo en situasjon vi har sett generelt i bransjen de siste årene, hvor vi har hatt kostnader som løper avgårde. Det er et resultat av at bransjen har hatt mye å gjøre og folk er redd for å gjøre feil. De gjør heller for mye enn å gjøre en vurdering av om det strengt tatt er nødvendig å ta en ekstra gjennomgang av dokumentene, sier Søgård. – Vil ha ryggen fri Boomen i oljen har gitt grobunn for mange av årsakene til at papirbunkene har vokst seg høyere og høyere. – Man har hatt for dårlig tid, mange nye ansatte er hentet fra andre industrier uten den erfaringen som trengs. Selskapene har også hatt godt med penger, slik at dette har fått lov til å skje. Skal man finne ut hvilke dokumenter man faktisk trenger må man gjøre en grundig jobb og stole på andre som sier du kan kutte dokumenter, supplerer Leinum. I en skog av krav fra myndigheter og kunder har det vært kultur for å sikre seg gjennom å heller – Hvis man vil ha ryggen fri, så tar man alt. Da har du i alle fall fått det som er viktig, pluss en god del til. Leinum. Og det er nettopp denne siste delen de vil ha bort, men som har fått prege hele bransjen. – Dette er et synlig symptom på hva vi har tillatt å skje i industrien de siste årene. En god dokumentasjon på hva som faktisk har skjedd, sier Søgård. Hvem skal levere hvilke dokumenter? Etter en firedobling på får år snakkes det stadig oftere om problemstillingen og viljen blant aktørene virker sterk til å gjøre noe med det. Resultatene fra prosjektet bør være søt musikk for en næring som strekker seg etter å gjøre ting billigere og mer effektivt i disse dager. – Er timingen perfekt nå? – Ja, vi har absolutt en følelse av det. Det interessante er jo at initiativet startet jo før vi kom i den krisen vi er nå. Norsk Olje og Gass har vært en av dem som har trykket på. Det skal de ha all honnør for, sier han. Det finnes mange årsaker til at det genereres så mange dokumenter og timer på subsea-prosjektene. Men ofte jobbes det dobbelt og faktisk tredobbelt. Slikt skaper enda mer jobb fordi det er uoversiktlig. – Skal en ventil-leverandør gjøre review på oljeselskapets overordnede systemdokumenter? Sannsynligvis ikke. Og hvem er det som skal lage ventildokumenter; er det ventil-leverandøren, er det kontraktøreren eller er det oljeselskapet? I dag får vi tre versjoner med forskjellig innhold. Så i den nye RP har vi også regulert hvem som skal lage dokumentene, han. Allerede tatt i bruk på Johan Sverdrup De nye retningslinjene fanger opp de dokumentene som skal sendes mellom aktørene. Ikke dokumenter som de ulike partene har internt. – I disse tallene ligger det at de ser muligheter for besparelser basert på at de får opp andelen av standard-dokumenter og gjenbruk av standard-dokumenter, sier hun.     For å få ærlige og gode svar var det viktig for prosjektet at så mange som mulig at de tyngste selskapene bidra mest mulig. Det har de klart og Statoil er meget godt fornøyd. Så fornøyd at de allerede bruker retningslinjene. – Alle partnerene har lagt ned mye tid i prosjektet og dette vil dramatisk kunne kutte overforbruk i håndteringen av informasjon i prosjekter. Vi har allerede lært at en tilnæring gjennom å utnytte pakkespesifikke krav har en positiv effekt på standardiseringen og effektiviteten. Vi ser allerede fordelene med i implentere en tidlig versjon av RP på Johan Sverdrup i fjor. Det sier Jan Ragnvald Torsvik, lead engineer i Life Cycle Information i Statoil og en av lederne i prosjektet.