Norske ledere kjenner ikke til regelverket ferie. Her er reglene færrest kan.
Infotjenester har de siste ukene kartlagt kunnskapene om ferieloven. 600 norske toppledere har blitt testet av Norstat, mens nesten 11.000 personer til nå har testet seg selv i de samme påstandene i vår quiz, som du finner nederst i denne artikkelen. (Test deg selv før du leser videre!)
Mens lederne i Norstat-undersøkelsen i gjennomsnitt svarte feil på 49 % av oppgavene, var den gjennomsnittlige feilprosenten blant leserne av Infotjenesters nyhetsbrev 31 %.
Ferie på enkeltdager
Den påstanden flest Infotjenester-lesere svarte feil på, var hvorvidt arbeidstakere kan kreve å ta ut deler av ferien som enkeltdager. 55 prosent av leserne har svart at arbeidstakere har krav på dette. Det har de ikke, sier Infotjenesters jurist og ekspert på ferieloven, Camilla Schie-Veslum.
– Arbeidstakere har ikke krav på å få ta ut ferie som enkeltdager. Arbeidsgiver bestemmer tidspunktet på ferie, og kan derfor også bestemme at ferien skal avvikles i hele uker, sier Schie-Veslum.
Hun understreker at det ikke er noe i veien for at arbeidsgiver og arbeidstaker avtaler uttak av ferie på enkeltdager, så lenge begge parter er enige.
Her kan du laste ned Infotjenesters populære ferieplan for 2017
Kan kreve sammenhengende ferie
Arbeidstaker har nemlig den motsatte retten; de kan nekte å ta ut ferie som enkeltdager.
– Alle ansatte kan kreve å få minst tre sammenhengende ferieuker i hovedferieperioden mellom 1. juni og 30. september. For arbeidstakere som har fem uker ferie, gir de fleste tariffavtalene rett til å til å kreve hver av de to siste ferieukene som én pluss én sammenhengende ferieuke. Det betyr imidlertid ikke at de to ukene kan kreves i sammenheng, sier Schie-Veslum.
Arbeidstakere som bare har den lovfestede ferien på 4 uker og 1 dag kan kreve hele restferien på 1 uke og 1 dag i sammenheng.
Kan legge all ferie på sommeren
Dette leder over til påstanden nest flest svarte feil på. 54 % av dem som har testet sine kunnskaper om ferieloven har svaret feil på påstanden om at arbeidsgiver kan pålegge arbeidstakere under 60 år å ta all ferien om sommeren.
– Det er ingenting i veien for at arbeidsgiver legger all ferien om sommeren, så lenge arbeidstakerens rett til å få ferie i sammenheng innfris. Grunnen til at vi har tatt med forbeholdet om at dette gjelder arbeidstakere under 60 år, er at arbeidstakere over 60 år selv bestemmer når de skal ta den ekstra ferieuken de har krav på fra det året de fyller 60, sier Infotjenesters jurist.
Men også for denne gruppen kan arbeidsgiver legge all ferie unntatt seniorferien til sommeren.
Med Faghjelp Personal fra Infotjenester har du oppdaterte forklaringer til regelverket for ferie tilgjengelig til enhver tid. Med fagsupport har du også fri tilgang til våre juridiske rådgivere. Prøv gratis i 3 dager!
Les mer:
Mangelfull kontroll på ferien kan bli dyrt
Dette skjer med ferie etter sykdom og foreldrepermisjon
Sjekk hva feriepengeutbetalingen blir
Arbeidsgivere som mener en arbeidstaker ikke reelt sett er syk med krav på sykepenger vinner frem i ankenemnda to av tre ganger.
Forskning har vist at mellom 6 og 8 prosent av alle sykmeldinger er for dårlig begrunnet eller direkte misbruk.
En arbeidsgiver som mistenker at en arbeidstaker ikke reelt sett er syk eller skadet, og dermed ikke har krav på sykepenger i arbeidsgiverperioden, har all mulighet til å nekte å betale ut sykepenger.
– Vi anbefaler deg som arbeidsgiver å ta en prat med arbeidstakeren og informere om at du er i tvil om han eller hun har rett på sykepenger for sykefraværet. Her bør du stille en del spørsmål for å forsøke å avdekke om mistanken er reell. Hvis du fortsatt er i tvil etter samtalen, så henviser du arbeidstakeren til Nav for å fremme sitt krav om sykepenger der. Du bør da opplyse Nav skriftlig om hvorfor du mener arbeidstakeren ikke har krav på sykepenger, sier Infotjenesters jurist og trygderettsekspert Atle Torp.
Torsdag 2. mars holder Atle Torp et gratis webinar om hvordan du som arbeidsgiver går frem i slike situasjoner, hvor det også blir anledning til å stille spørsmål.
Bør ikke betale
Nav gjør da en selvstendig vurdering av om arbeidstakeren har rett på sykepenger. Dersom de er uenig med arbeidsgiver, skal Nav forskuttere sykepenger til arbeidstakeren og sende regning til arbeidsgiver.
– Hvis du mener Nav ikke har rett i sin vurdering, bør du ikke betale denne regningen før saken er ankebehandlet. I stedet bør du sende en anke til Nav, som sender den videre til behandling i Ankenemnda for sykepenger i arbeidsgiverperioden, sier Torp.
Ankefristen er tre uker etter at vedtaket fra Nav er mottatt.
To av tre arbeidsgivere som anker Nav sitt vedtak om sykepenger i arbeidsgiverperioden videre til Ankenemnda for sykepenger i arbeidsgiverperioden vinner frem med sin sak. Det kommer frem i en ny rapport laget av Oxford Research.
LAST NED GRATIS E-BOK: Hjelp, jeg har en syk medarbeider
Nav undersøker ikke godt nok
Infotjenesters jurist sier rapporten fra Oxford Research konkluderer med at Nav lokalt i mange tilfeller gjør for dårlige undersøkelser i forkant av sitt vedtak.
Flere av forskernes informanter forteller at de i mange tilfeller henter inn dokumentasjon som burde vært hentet inn av Nav-kontoret og inngått i deres vurdering.
Forskerne skriver at dette er problematisk, da vedtaket fra Nav i slike tilfeller hviler på et ufullstendig grunnlag.
Bli oppdatert! Meld deg på vårt nyhetsbrev her
Mange ser ikke poenget
Infotjenesters trygderettsekspert sier mange arbeidsgivere han er i kontakt med ikke ser poenget med å bestride arbeidstakerens rett til sykepenger, fordi de har erfaring med å få avslag fra Nav.
– Denne rapporten gjør det helt tydelig at det ikke er noen grunn til å akseptere Nav sitt avslag dersom du mener du har en god sak. Skriv i stedet en overbevisende klage til ankenemnda, hvor du får med alle detaljer som er viktige i saken. Vår erfaring er at vedleggene ikke alltid leses like grundig, så ikke vær redd for å gjenta de viktigste argumentene i klagebrevet, sier Torp.
Må ha en begrunnelse
Atle Torp understreker at du må ha en begrunnelse for at du mener arbeidstakeren ikke har rett på sykepenger. Det holder ikke at arbeidstakeren generelt sett er sløv eller ikke forholder seg til avtaler.
– Vanlige situasjoner som gir grunn til å bestride sykefraværet er når arbeidstakere har bedt om fri uten å få det, og i stedet leverer en sykmelding eller egenmelding for det samme tidspunktet. Du bør naturligvis stille noen spørsmål for å forsikre deg om at det ikke er oppstått akutt sykdom eller skade. Andre typiske eksempler kan være aktivitet på sosiale medier eller tips fra kolleger om aktivitet som ikke samsvarer med den funksjonsevnen arbeidstakeren har opplyst om.
Relaterte artikler:
Arbeidsgiver trenger ikke godta sykmeldingen
Ledere kan ikke sykepengereglene
Dette skal til for å inndra egenmeldingsretten
Her kan du melde deg på Infotjenesters gratis nyhetsbrev for ledere, HR, HMS, lønn og økonomi
Følg oss på Facebook
Forskerens dom er klar: Bedre samhandling på jobben bygges ikke på golfbanen eller i klatreveggen. Snarere tvert imot.
Mange virksomheter er opptatt av å måle effekten av HR-tiltakene sine, og sette konkrete tall på verdien av tiltakene de iverksetter.
Forsker Kenneth Stålsett ved NTNU har i sin doktoravhandling om teamutvikling sett på verdien av vanlige teambuildingsaktiviter på kommunikasjons- og samarbeidsevnene på arbeidsplassen.
I følge forskeren er det ingenting som tyder på at aktiviteter som fjellklatring eller rafting med kolleger gjør noe positivt med samarbeidet i etterkant.
LAST NED GRATIS E-BOK: Slik regner du hjem HR-investeringen
HR må spørre hva de vil oppnå
Til Infotjenester sier Stålsett at det viktigste spørsmålet HR og ledelse må stille seg er hva de ønsker å oppnå med tiltaket. Skal vi for eksempel utvikle oss til noe nytt eller skal vi bli bedre på det vi gjør?
– Det er forskjell på å drille ting og det å utvikle ny adferd. Da er det viktig å sette teamutviklingen i en kontekst, og spørre seg om det har noen overføringsverdi til det vi holder på med. Et godt teambuildingstiltak bør være unikt, siden alle team er unike. Spør deg hva som er relevant for det bestemte teamet. For en militær gruppe vil det sannsynligvis være relevant å kunne rappellere, men det er kanskje ikke så relevant for en økonomigruppe eller et ingeniørteam, sier Stålsett.
GRATIS NYHETSBREV: Hold deg oppdatert på nyheter fra arbeidslivet med Infotjenesters gratis nyhetsbrev
Må ha overføringsverdi
Forskerens budskap er at tiltaket i størst mulig grad bør ha overføringsverdi til det arbeidet teamet jobber med til daglig. Han mener det er en relativt lang overføringsverdi fra å humpe rundt i en gummibåt til å sitte på et kontor.
– Det skal være lov til å ha det gøy på jobben, men å ha det trivelig er ikke det samme som å ha det utviklende og effektiv. Du vil sannsynligvis ikke ha et innovativt revisorteam, men ønsker heller at de er nøye med å følge lover og regler. Samtidig ønsker du kanskje at de skal komme med sin kunnskap inn i et innovasjonsmiljø og bidra i de prosessene hvor de har relevant kunnskap. Alt handler om hva du ønsker å oppnå, understreker Stålsett.
Brukes for å korrigere adferd
I noen team, som for eksempel i en butikk, er det ikke nødvendigvis utvikling som er viktig. Da handler det mer om å skape et godt samhold og effektivitet, og sørge for at rutinene sitter i ryggmargen.
– Det er en forskjell på det å være effektiv og det å være utviklende, og det må vi klare å se. Da må man jobbe med å akseptere hverandre og tørre å utfordre hverandre på en konstruktiv måte. Vi må stille spørsmål: Hva mente du med det? Hva skjedde nå? Evaluere det vi har vært gjennom. Kanskje kan personer som er veldig dominerende tre litt tilbake og hjelpe dem som ikke er så mye på banen til å bidra med sin kunnskap. Kan du få den som alltid er djevelens advokat til å være litt omsorgsfull, eller den autoritære til å stille spørsmål ved hvordan folk har det. Det kan være fornuftig å bruke teambuildingsaktiviteter som får folk til å bruke adferdsspekteret sitt i større grad i samspill med andre.
Kan virke mot sin hensikt
Forskeren advarer samtidig mot at tiltakene kan virke mot sin hensikt, for eksempel ved at man forsterker adferd man egentlig ønsker å redusere.
– La oss si at du er veldig godt trent og at det er veldig fysiske øvelser på gjentatte teambuildingsaktiviter, slik at du du bare blir mer og mer «verdensmester». Da forsterker man denne adferden, i stedet for å forsterke samspillet mellom teammedlemmene for at de skal forstå hverandre og akseptere hverandre, og få ut de ressursene som finnes i enkeltmennesket i samspillet med andre.
Følg oss på Facebook
HR bør bli en strategisk ressurs
Kenneth Stålsett sitt råd til HR er å jobbe med å tenke ønskede målsetninger ved tiltak som teambuilding.
– Jeg mener HR må løfte seg som en strategisk ressurs i virksomheten og ikke bare en stab og administrativ funksjon. Ved å jobbe strategisk med teambuilding mener jeg man er på god vei til å sette agenda, utvikle ledergrupper, mellomledere og ansatte i et samspill.
Relevante artikler:
Så strategiske er norske HR-avdelinger
Derfor «virker» arbeidsglede
Dette forventer toppledelsen av HR
Det er høysesong for medarbeidersamtaler. Her er 7 praktiske tips for å mest mulig ut av medarbeidersamtalene.
Medarbeideroppfølging er viktig, og for de fleste virksomheter er medarbeidersamtalen en av bærebjelkene i medarbeideroppfølgingen.
Infotjenesters HR- og ledelsesrådgiver Hege Greaker holder stadig opplæring for arbeidsgivere og ledergrupper som ønsker å få det beste ut av sine medarbeidere og som ønsker hjelp til å gjennomføre gode medarbeidersamtaler.
Her er noen av hennes beste praktiske tips:
1. Finn et egnet tidspunkt
Mange gjennomfører medarbeidersamtalene for eksempel i løpet av første kvartal. Fordelen med å gjennomføre samtalene på samme tidspunkt på året, er at man da får samordnet bedriftens overordnede strategi og medarbeidernes individuelle mål – altså; sterkere målstyring og styrket fokus på at alle drar i samme retning. Det skal være en rød tråd mellom overordnede mål og den enkeltes mål. Andre fordeler er at man får kartlagt kompetanseutviklingsbehovene og kan få koordinert opplæringstiltakene. Dette gjør det hele mer målrettet og kostnadseffektivt.
Sørg for å holde styr på hvem som har gjennomført samtalene og hvem som ikke har gjort det, hva som er planlagt av opplæringstiltak i hele organisasjonen, hvilke mål som er satt, nøkkelkompetanse, kritisk kompetanse, skjult kompetanse, stedfortrederplanlegging osv.
TIPS: Med Infotjenesters system for medarbeideroppfølging er det enkelt å følge opp egne medarbeidere systematisk, uten at HR må puste lederne i nakken
GRATIS E-BOK: Slik regner du hjem HR-investeringen
2. Lær opp lederne
En av de viktigste grunnene til at mange mislykkes med medarbeidersamtalene, er at de ikke gir lederne god nok opplæring på å gjennomføre slike samtaler. Det er viktig at lederne får muligheten til å øve seg på å holde medarbeidersamtaler, slik at de blir dyktige til å holde samtaler med høy kvalitet.
Det er også viktig at det er tillit mellom leder og medarbeider, og at lederen har gode relasjonelle ferdigheter. Med dårlig opplæring og forberedelser kan samtalene fort forfalle til en hyggelig men meningsløs prat uten nytteverdi for noen av partene – hvor lederen gjerne snakker for mye og lytter for lite.
Bli oppdatert! Meld deg på vårt nyhetsbrev her
3. Lær opp medarbeiderne
Et godt tips er å også gi opplæring til medarbeiderne; særlig når man har ansatte som ikke har vært i medarbeidersamtale før. Gi opplæring og informasjon om hvordan de skal forberede seg, hva som er hensikten med medarbeidersamtalen, hva kan de forvente av lederen under samtalen og hvorfor skal de glede seg og ikke grue seg.
Innkall medarbeideren i god tid, gjerne 2 uker på forhånd. Be medarbeideren å forberede seg godt på avtalte punkter, og gjerne også ta med seg forslag til egne mål basert på avdelingens mål for kommende periode. Det gir eierskap og involvering.
4. Gjennomfør samtalen
Medarbeidersamtalene bør gjennomføres på et rolig, uforstyrret og nøytralt sted. Det betyr at den ikke bør gjennomføres på lederens kontor. Legg en god plan for hva samtalen skal inneholde, og ikke fokuser på å fylle ut skjemaer under samtalen.
Ofte vil en god medarbeidersamtale inneholde et tilbakeblikk og en evaluering av det som er gjennomført, en oppdatert status på målene som er satt, nye målsettinger for kommende periode, definering av utviklingsområder og eventuelt karriereplanlegging. Oppdatering av stillingsbeskrivelsen er også noe man med fordel kan legge inn som en rutine i medarbeidersamtalen.
Medarbeidersamtalen bør ikke inneholde lønnsforhandlinger. Samtalen er heller ikke et sted hvor man skal ta opp negative ting som kommer overraskende på medarbeideren. Uregelmessigheter bør man ta med arbeidstakeren når de skjer, og ikke spare til en medarbeidersamtale. Selvsagt skal man kunne snakke om negative ting også i medarbeidersamtalen, men da skal det være saker som er tatt opp på forhånd, som er kjent, og som man jobber med en utvikling på.
5. Oppsummer avtalte mål og planer
Når samtalen er over bør man fylle inn nødvendige skjemaer basert på det man har blitt enige om knyttet til avtalte mål og kompetanseutviklingstiltak. Dette er informasjon som ledelsen har behov for når det skal budsjetteres, tas beslutninger mht organisasjonsutvikling, planlegging og koordinering kurs og andre kompetanseutviklingstiltak mm. Leder og medarbeider beholder skjemaene, og en kopi sendes ofte HR for oppfølging og koordinering.
Bruk gjerne gode elektroniske verktøy på hele medarbeidersamtaleprosessen. Da vil du og dine medarbeidere alltid ha lett tilgang til årets planer og vil også lett kunne finne tilbake til tidligere medarbeidersamtaler, mål og planer.
Følg oss på Facebook
6. Oppfølging av medarbeider i etterkant
Det er i etterkant av medarbeidersamtalen at den viktigste jobben gjøres. Da skal lederen jobbe med å gi tilbakemeldinger på arbeidsprosesser, fremme motivasjon, inspirere, veilede og coache medarbeideren på de målene som er avtalt.
Sett opp jevnlige oppfølgingssamtaler gjennom året, men husk at det viktigste er den daglige gode ledelsen. Du må kjenne dine medarbeidere, vite hva de kan, hva de gjør og hvordan de har det. Du skal gir tilbakemeldinger, anerkjennelse, støtte og coaching i tillegg til å ta tak tidlig når du ser at medarbeideren ikke presterer og leverer som forventet og avtalt.
7. Ha en gjennomgang med ledergruppen
Det er ingen tid på året man har bedre oversikt over status i organisasjonen som etter medarbeidersamtaleprosessen. Derfor kan det være fornuftig å ha en gjennomgang i ledergruppen i forhold til resultatene fra medarbeidersamtalene. Gjennomgangen vil gi innspill til rekrutteringsstrategi og kompetansestrategi, aktuelle lederutviklingsprogrammer, talentoversikter videre organisasjonsutvikling. osv.
Relaterte artikler:
Så strategiske er norske HR-avdelinger
Derfor «virker» arbeidsglede
Dette forventer toppledelsen av HR
Her kan du melde deg på Infotjenesters gratis nyhetsbrev for deg som jobber med HR, personal, HMS, økonomi eller ledelse
Toppledelsen forventer at HR bidrar langt mer enn ved å løse de grunnleggende oppgavene, skriver Infotjenesters HR- og ledelsesrådgiver Hege Greaker i dette innlegget.
For HR-avdelingen er det helt avgjørende å ha god forankring i toppledelsen. Når toppledelsen anerkjenner HR sine bidrag til virksomheten, vil de også slippe HR mer inn i viktige og strategiske beslutninger.
Klare forventninger til HR
Nick Holley er gjesteprofessor ved Henley Business School. Han har gjort en større undersøkelse av hva toppledelsen forventer av HR, som han har beskrevet i rapporten «What CEOs want from HR», gitt ut i 2014.
Det er særlig tre hovedfunn du som jobber med HR bør merke deg:
Toppledelsen vil ha HR-medarbeidere som har integritet.
Toppledelsen vil at HR bygger organisasjonens kapasiteter og utvikler menneskene til å gjøre det som kreves for å levere på forretningsstrategien.
Toppledelsen krever at HR forstår og leverer på forretningen – ikke bare på HRs faste gjøremål
Dersom HR leverer på disse punktene mener toppledere at HR bygger konkurransefortrinn.
NY SOM HR-LEDER? Last ned vår gratis e-bok
Integritet er avgjørende
Det aller viktigste kravet toppledelsen stiller til HR-ansatte, er altså integritet. Det innebærer at de forventer full konfidensialitet, ærlighet, diskresjon og at HR-medarbeidere alltid er til å stole på.
Holley skriver i rapporten at teknisk ekspertise, evne til strategisk tenkning og en kommersiell tankegang er viktig – men at integritet er et absolutt krav.
Når en toppleder sier opp en HR-direktør, er det nesten utelukkende på grunn av mangel på integritet. Du kan sende HR-direktøren på kurs i teknologi, strategi og kommersiell drift, men du kan ikke sende vedkommende på integritetskurs.
Bli oppdatert! Meld deg på vårt nyhetsbrev her
Skal bygge en optimal organisasjon
Når ledelsen forventer at vi som jobber med HR bidrar til å bygge organisasjonens kapasiteter, så innebærer det at HR ikke bare skal ha fokus på menneskene, men også på organisasjonsutvikling. Det vil si at vi jobber med struktur, kultur, systemer, strategi og at vi klarer å se HRs kjerneprosesser i en større sammenheng rent strategisk.
Arbeidslivet og konkurransesituasjonen er i konstant endring og vi er nødt til å sørge for at organisasjonen til enhver tid er mest mulig effektivt satt sammen. Alt vi gjør og alt det vi innfører av tiltak og systemer påvirker kulturen i virksomheten, og den kulturen vi bygger må bidra til å nå forretningsmålene.
Når de digitale flatene, systemene og verktøyene blir veldig like, er det hvem vi har ansatt, type ledelse og type kultur vi har som vil bli avgjørende med hensyn til konkurransefortrinn.
Krever god forretningsforståelse
HR skal ikke leve et liv adskilt fra forretningsvirksomheten. Tvert imot skal HR ligge i forkant og utvikle organisasjonen for å understøtte forretningsmålene.
Derfor må HR-tiltakene være enkle, målrettede og brukervennlige. HR må alltid ha en tanke bak hvorfor de ulike tiltakene skal implementeres på de ulike områdene.
Når HR-strategien skal utvikles, må HR sørge for å få alle sentrale beslutningstakere i organisasjonen i tale. Her må det avklares hva som er den enkeltes viktigste prioriteringer i kommende periode på et helt overordnet nivå. Disse punktene må struktureres og tas med inn i strategien.
HR-tiltakene må deretter utformes for å støtte disse helt konkrete prioriteringene. Hvis ikke direktører og ledere ser nytteverdien av HR-tiltakene, vil de aldri bli implementert i den hensikt de er ment.
Følg oss på Facebook
Vil ikke se faste gjøremål
Til slutt vil jeg understreke at det ikke er sånn at toppledere ikke vil at HR skal levere på sine faste gjøremål. Det er bare det at de ikke vil høre om det. De vil ikke ha ordinære HR-oppgaver på pulten sin. Det skal bare fungere.
HR skal fortsatt gjøre operasjonell HR. Men; vi må slutte å gjøre ting som ikke har verdi. Vi skal forstå konteksten vi jobber i.
HR er helt nødt til å jobbe proaktivt, følge med på hva som skjer hos konkurrentene og hva som skjer ute i avdelingene. Hvordan er kulturen nå? Er det noe vi må jobbe forebyggende med? Ofte løper HR etter og slukker branner, men vi må ligge foran. Vi må heve egen kompetanse og hente de riktige folkene.
Knirker det i en dør, skal HR vite om det.
LES OGSÅ:
Så strategiske er norske HR-avdelinger
Slik kommer du i gang med HR-analyse
Hold deg oppdatert om viktige nyheter for HR og personal med Infotjenesters nyhetsbrev.
Vi har testet norske topplederes kunnskaper om reglene for ferie, og resultatet er nedslående. Sjekk om du kan regelverket bedre.
Regelverket for ferie er regulert gjennom ferieloven. I tillegg er mange arbeidsgivere bundet av avtaler med de ansatte som gir bedre rettigheter enn ferieloven, som for eksempel retten til 5 ukers ferie.
Infotjenester har fått Norstat til å undersøke kunnskapsnivået om ferieloven i et utvalg på 600 norske toppledere. Resultatet var ikke overbevisende; i gjennomsnitt bommet lederne på halvparten av påstandene de ble bedt om å vurdere.
Klarer du det bedre? Her kan du teste deg selv i de samme påstandene.
Last ned og skriv ut Infotjenesters populære ferieplan for 2017 med plass til registrering av ferie for inntil 24 ansatte.
Overraskende resultat
Infotjenesters jurist og ekspert på ferieloven, Camilla Schie-Veslum, er overrasket over resultatet.
– Vi vet gjennom kurs og fagsupport at kunnskapen om ferieloven ikke er veldig høy blant norske arbeidsgivere. At gjennomsnittlig feilprosent ligger så høyt som 50 er imidlertid overraskende. Noe av grunnen kan kanskje være at mange ledere blander sammen reglene i ferieloven med avtaler deres egen virksomhet er bundet av, sier Schie-Veslum.
Bli oppdatert! Meld deg på vårt nyhetsbrev her
Kan få økonomiske følger
Den påstanden aller flest bommet på, var hvorvidt ansatte som er delvis sykmeldt kan kreve å få ferien utsatt. Her var det bare 17 prosent av topplederne som svarte riktig.
– Når arbeidsgivere gjør feil på dette området kan det få direkte økonomiske konsekvenser for virksomhetene ved at ansatte kan få mer ferie enn de har krav på. I andre tilfeller får feil håndtering praktiske konsekvenser, ved at man gir arbeidstakerne bedre eller dårligere rettigheter i forbindelse med ferie enn de egentlig har krav på. Uansett kan kunnskapsmangelen få negative konsekvenser, sier Schie-Veslum.
Her kan du melde deg på Infotjenesters nyhetsbrev for å holde deg oppdatert på nyheter om HR, personal, ledelse, HMS og økonomi.
Les også: Mangelfull kontroll på ansattes ferie kan koste millionbeløp
Relaterte kurs:
Ferieavviklingen for ledere med personalansvar og ansatte i HR/personal
Nettkurs i ferieavvikling
Følg oss på Facebook
Det er viktig at ansatte fyller ut reiseregningene så fort som mulig, særlig nå ved årsskiftet.
I statens særavtale for reiser står det at reiseregningen skal leveres snarest etter at reisen er fullført. Avtalen gjelder alle statsansatte, men brukes også av kommunal sektor og det store flertallet private bedrifter.
Bli oppdatert! Meld deg på vårt nyhetsbrev her
Viktig ved nytt år
Infotjenesters økonomirådgiver Øivind Elvestad sier det er mange grunner til at reiseregningen skal leveres så fort som mulig etter at reisen er fullført. En av dem er at arbeidstakere bare har krav på godtgjørelser etter de satsene og reglene som gjelder på reisetidspunktet.
– Hvis arbeidstakeren er sent ute med reiseregningen og det skulle gå over til nytt år, må vedkommende finne frem til de gamle satsene og reglene. Det samme må de som skal kontrollere, attestere og utbetale reiseregningen. Du lager altså en del merarbeid for kollegene dine hvis du er treg med reiseregningen, sier Elvestad.
LAST NED: Last ned en gratis e-bok med formelle krav til reiseregningen og anbefalte rutiner rundt reiseoppgjør.
Må huske klokkeslettet
En annen grunn til å være tidlig ute med reiseregningen er at den skal inneholde nøyaktig informasjon om reiseruter og klokkeslett.
– Det er fort gjort å glemme tidspunkter som skal angis på reiseregningen. Det er også fort gjort å glemme å få med utlegg man har foretatt for arbeidsgiver. Dermed kan arbeidstakeren tape penger på å vente, sier Elvestad.
Følg oss på Facebook
Kan ødelegge rapporteringen
Også i forbindelse med rapportering til ledere, er det viktig at den ansatte leverer reiseregningen før det har gått for lang tid.
– Hvis reiseregningen ikke leveres i riktig tid vil ikke budsjett og regnskap stemme, og månedsrapportering til ledere vil være feil. Dermed blir det et dårlig styringsverktøy. Dette er spesielt viktig i forbindelse med årsoppgjøret, hvor man skal ha med alle kostnader på fjoråret, sier Elvestad.
Han oppfordrer arbeidstakere til å være tidlig ute med reiseregningen, og oppfordrer arbeidsgivere til å være streng med at arbeidstaker er tidlig ute.
Med Infotjenesters skybaserte reiseregningssystem kan ansatte ta bilde av kvitteringen med mobilen og laste direkte inn i systemet.
HOLD DEG OPPDATERT: Meld deg på Infotjenesters nyhetsbrev, for deg som jobber med HR, ledelse, lønn, regnskap eller HMS.
Aktuelt kurs:
Reiseregninger og reiseutgifter
Les også:
Slik blir satsene for reiser i 2017
Øker skatten på kjøregodtgjørelse i 2017
Regjeringen har blitt enig med samarbeidspartiene om å øke skatten på kjøregodtgjørelse. Dermed blir det enda dyrere for arbeidstakere å bruke egen bil i jobben.
Nesten alle arbeidstakere, både i staten og i privat sektor, har avtale om å få dekket statens sats når de bruker sin egen bil ved jobbreiser. For 2016 er denne satsen 4,10 kr.
Det ble mye bråk da regjeringspartiene i statsbudsjettet for 2016 besluttet å skattlegge deler av denne utbetalingen. Ikke bare er det ekstra jobb for arbeidsgiver å trekke skatt av deler av denne utbetalingen, men det reduserer også arbeidstakernes dekning av utgifter ved bruk av privat bil i jobben.
Her kan du som arbeidsgiver laste ned en gratis e-bok om hvordan reiseregningen skal føres
Dobler skatten
Da regjeringen i helgen ble enig med KrF og Venstre om et statsbudsjett for 2017, ble det besluttet å kutte den skattefrie delen ytterligere. Det opplyser Infotjenesters økonomirådgiver Espen Øren.
– I budsjettavtalen er den skattefrie delen av utbetalingen redusert fra 3,80 kroner til 3,50 kroner. Det betyr at dersom satsen for kilometergodtgjørelse blir stående på 4,10 også for 2017, vil skattepliktig del dobles fra 30 til 60 øre i 2017 for den mest brukte satsen.
Øren understreker at det foreløpig ikke er avklart hva kilometersatsene i statens særavtale vil være for 2017.
Hvis du alltid vil ha gjeldende sats tilgjengelig, kan du laste ned Infotjenesters sats-applikasjon til mobil.
Bli oppdatert! Meld deg på vårt nyhetsbrev her
Kan nekte å bruke egen bil
Mange vil hevde at statens sats ikke er god nok til å dekke arbeidstakernes reelle kostnader ved å bruke egen bil i jobben. Spørsmålet er om de kan nekte å stille privatbilen til disposisjon.
Infotjenesters arbeidsrettsjurist Hans Gjermund Gauslaa sier arbeidsgiver i utgangspunktet ikke kan kreve at arbeidstakerne stiller med privat bil for å reise til og fra oppdrag i jobben.
– Utgangspunktet er at arbeidsgiver må ha et grunnlag for å kunne kreve at arbeidstaker benytter sin egen bil i jobben. Det beste vil jo da være hvis dette uttrykkelig er avtalt, ved at det er tatt inn i arbeidsavtalen eller som vedlegg til avtalen. Det kan imidlertid være nok hvis det er opplyst om dette i stillingsannonsen, eller dersom arbeidstaker faktisk har benyttet sin bil i jobb over lengre tid, slik at det er å se på som praksis i arbeidsforholdet, sier Gauslaa.
Følg oss på Facebook
Ikke skatt på leiebil
Arbeidstakere som får dekket leiebil eller kollektivtransport vil fortsatt slippe å bli beskattet for reisene.
– I den sammenheng er det viktig å være klar over at arbeidstaker ikke uten videre kan kreve å få bruke leiebil til jobboppdrag. Utgangspunktet må være at arbeidstaker må finne seg i å reise kollektivt der det er praktisk mulig, sier Gauslaa.
Firmabil er beskattet etter egne regler.
Jobber du med HR, ledelse eller lønn? Meld deg på Infotjenesters nyhetsbrev.
Les mer:
Skattefrie julegaver fra jobben
Regelverket for halv skatt før jul endret på nytt
Risikabelt å bruke psykisk sykdom for å få fri
Du bør nekte ansatte å sende SMS for å gi beskjed om at de er syke, men du kan ikke nekte dem sykepenger selv om de bryter regelen.
Berit Stokstad holder hvert år mange kurs for virksomheter som ønsker hjelp til å redusere sykefraværet.
Der understreker hun blant annet hvor viktig det er å lage gode rutiner for hvordan ansatte skal melde fra om egen sykdom og hvem de skal melde fra til.
Lag gode prosedyrer
Den erfarne sykepengeeksperten sier det ikke er noen god ide å la ansatte melde fra om egen sykdom ved å sende e-post eller SMS.
– Vi anbefaler å kreve at syke ansatte så langt det er mulig ringer nærmeste leder med personalansvar ved arbeidsdagens begynnelse. I bedrifter der man på grunn av skiftordninger eller tilsvarende ikke klarer å gjennomføre dette, anbefaler vi et system hvor man sender en melding til leder, som så ringer tilbake. Da er det viktig at arbeidstakerne vet at de skal ha mobilen påslått og være tilgjengelig, sier Stokstad.
Hun anbefaler å ta slike interne retningslinjer inn i personalhåndboken og virksomhetens retningslinjer for oppfølging av sykmeldte.
Fredag 9. desember holder hun et gratis webinar om hvordan du gjennom god og systematisk oppfølging av syke ansatte kan redusere sykefraværet (klikk for å lese mer).
Kan ikke stoppe sykepengene
Stokstad understreker at det ikke er et krav i folketrygdloven at syke ansatte skal ringe ved arbeidsdagens begynnelse. For å ha rett til sykepenger etter folketrygdloven holder det at arbeidstakeren melder fra om sykdom i løpet av den første dagen med sykdom. Der stilles det heller ikke noen spesifikke krav til hvordan beskjeden skal formidles.
– Det betyr at dersom arbeidstakeren sender en SMS i løpet av arbeidsdagen og melder fra om sykdom, så vil han eller hun ha krav på sykepenger etter loven. Men det vil samtidig være et brudd på bedriftens eget regelverk, og dermed risikerer den ansatte å få en advarsel for brudd på de interne prosedyrene, sier Stokstad.
Viktig for god oppfølging
Grunnen til at det er viktig at arbeidstakeren ringer og gir beskjed om sykdom, er at leder får mulighet til å stille noen oppfølgingsspørsmål.
– Når ansatte ringer og gir beskjed om sykdom skal de samtidig gi beskjed om funksjonsevnen, slik at leder får vurdert tilrettelegging. Det naturlige oppfølgingsspørsmålet er «hva klarer du å gjøre?». Da ser vi at veldig mange sier at de er 100 % arbeidsufør. Spørsmålet vil da være om de klarer å komme seg på jobb, om de klarer å gå. Hvis du ikke kan bruke en arm, så kan du kanskje gjøre noe annet i stedet. Arbeidstakerne trenger ikke å oppgi diagnosen, men må si noe om hva de ikke kan gjøre, sier Stokstad.
I tillegg må den ansatte si om sykdommen er arbeidsrelatert. Det er også naturlig å spørre om hvor lenge arbeidstakeren forventer å være borte, slik at man kan tilrettelegge.
Her kan du laste ned en gratis e-bok om oppfølging av sykmeldte.
Vanskeligere å lyve på telefon
Berit Stokstad sier at hun har mange eksempler på at bedrifter som innfører et slikt regelverk ser en reduksjon av sykefraværet.
– Dette kan nok ha flere årsaker. Mange arbeidstakere tenker ikke på muligheten for tilrettelegging i de tilfeller hvor de ikke kan gjøre jobben fullt ut, eller muligheten for å få dekket taxi til og fra jobb dersom problemet er å komme seg til og fra arbeid pga sykdom eller skade. Noen benytter også muligheten til å få en fridag uten at de er syke, og da er det nok lettere å lyve på SMS enn på telefon.
Levering av egenmelding og sykmelding
Berit Stokstad sier at bedriftens egne rutiner også må inneholde noe om hvordan den ansatte skal levere dokumentasjon.
– Arbeidsgiver kan ha rutiner som sier at egenmeldingen skal leveres uoppfordret første arbeidsdag. Ansatte som ikke gjør det mister retten til sykepenger, det har vi kjennelser på fra Ankenemnden for sykepenger i arbeidsgiverperioden. Når det gjelder sykmeldingen, så må den være sendt arbeidsgiver innen 14 dager. Hvis ikke bortfaller retten til sykepenger. Da får den ansatte samtidig et avbrudd i arbeidsforholdet på mer enn 14 dager og må opptjene ny rett til sykepenger, noe som kan få store økonomiske konsekvenser.
Stadig flere arbeidsgivere tar i bruk elektroniske løsninger for håndtering av sykefravær, som HRessurs fra Infotjenester, hvor arbeidstaker bekrefter sykefraværet i systemet og leder får både påminnelser og praktisk hjelp til oppfølgingen.
Les mer:
Denne sykepengeregelen er det få som kan
Sykmelding skal bare brukes ved sykdom
Test deg selv: Kan du sykepengereglene bedre enn norske ledere?
Bli oppdatert! Meld deg på vårt nyhetsbrev her
